Aprovechar el tiempo: ¿Cómo desperdiciamos el tiempo?

Una persona que trabaja mucho puede estar realizando muchas cosas, o puede estar perdiendo completamente su tiempo. A veces no nos damos cuenta de la diferencia y eso contribuye a que nunca nos alcance el tiempo la frase “es que no tengo tiempo”, se ha hecho muy popular incluso entre los más jóvenes. ¿Estamos entonces frente a una nueva sociedad con grandes exigencias o es que las nueva sociedad requiere formas distintas de administrar el tiempo?

 Así como existen maneras de realizar las cosas, también las hay para asegurarse de que su realización no se llevará a cabo. Una persona puede ser muy activa y sin embargo perder su tiempo de las siguientes maneras:

No hacer nada

El “no hacer nada” tomado literalmente no es tan ridículo como parece, a veces nos pasamos haciendo una actividad que es necesaria así que esas actividades para tu realización personal no cuentan, porque son como la respiración del animal, algo ya programado. De esta forma existen actividades que siempre tendrías que hacer para tu propia supervivencia.

Observa y pregúntate ¿Qué es lo que has logrado hasta este momento en tu vida? ¿Todo el mundo ha hecho lo mismo? Realmente si quieres el éxito en tu vida debes ir más allá de las cosas que te sirven para sobrevivir como tener un empleo o alguna forma de subsistencia básica.

Tanto los animales como los seres humanos son afectos a engañarse a sí mismos. Si no nos agrada una cosa, como por ejemplo un problema difícil que debemos enfrentar, simulamos que no existe con la esperanza de que desaparezca. Sin duda alguna, esta es una de las causas que motivan la falta de acción. Y no solamente fracasamos en la resolución del problema de que se trate, sino que también afectamos el resto de nuestro trabajo imponiéndonos la carga de una culpa inconsciente o inclusive a veces consciente.

Por ejemplo, estudiar es un clásico ya que la mayoría pasamos diciendo “Ya estudiaré, al rato lo hago”, la realidad es que ese rato nunca llega o llega muy tarde. Esto es porque debemos someter nuestro cerebro a un esfuerzo que no nos agrada o porque tenemos actividades más atractivas, obviamente es más fácil escoger las demás formas de ocupación que estudiar, porque tradicionalmente los métodos de estudio suelen ser muy aburridos o poco creativos e individualizados, ya habíamos mencionado antes en el blog que no todos tienen porqué aprender de la misma forma las mismas cosas.

Por el contrario, el tratar de hacer todo, el intentar complacer a toda la gente, algunas veces alcanza los mismos resultados que se obtienen cuando no se hace nada. El efectuar trabajo repetitivo puede se productivo pero no creativo; no desarrolla ni al individuo ni a la empresa.

Realizar la actividad equivocada
¡Es tan frecuente cometer el error de confundir la actividad con realización!
Algunas personas atraviesan por una actividad frenética con la mejor de las intenciones. Otros sienten que esto provoca una buena impresión, la cual (piensan ellos) constituye la esencia de la que están compuestos los ascensos y los aumentos de sueldo.

Probablemente les pueda parecer que el hecho de correr en todas direcciones sea preferible a permanecer puramente pasivo, pero es una lástima que se malgaste tan infructuosamente un porcentaje tan elevado de tiempo. Estas son las personas que se apresuran a dar soluciones a problemas que todavía requieren de una definición, y sus soluciones se convierten a su vez en algunos casos, en problemas. Se desperdician grandes cantidades de energía resolviendo problemas que no necesitan solución o que ya han sido resueltos.

Por un lado se encuentran aquellas personas que poseen menos energía y desempeñan las actividades equivocadas. Son las personas que dedicarán un año a trabajar sobre un problema que ya ha sido resuelto, y notificado públicamente, por otra persona. Se les puede encontrar estudiando los efectos de los problemas en lugar de haber dedicado el mismo tiempo a la investigación de las cosas.

Desafortunadamente, hay algunas personas que se dan cuenta de que no pueden realizar algo grande ¡pero tratan de compensar esto haciendo algo pequeño con mucho alarde!

No confundamos realizar las cosas con llegar muy cerca de esa realización. La persona que es capaz de volverse más productiva no es aquella que siempre tiene que apresurarse para alcanzar su avión o que siempre llega tarde a una junta. Muchas veces sucede todo lo contrario: su tiempo está lo suficientemente bien organizado para permitirle evitar presiones de esa naturaleza.

Desempeñar la actividad correcta en forma equivocada

El primer paso del “método científico”, ese sistema que tanta gente utiliza para tomar decisiones sin darse cuenta de su nombre formal o de su origen, es la señalación precisa del problema. Aquellas personas que se obligan a sí mismas a tomar ese primer paso, con frecuencia encuentran que el problema se resuelve en el proceso de definirlo.

Pues bien, supongamos que estamos trabajando con los problemas correctos y que éstos han sido definidos apropiadamente. Existen muchas maneras en las que se puede llevar al cabo un intento erróneo en la solución de un problema y aquí tenemos unos cuantos que vale la pena considerar en este momento:

1. Pretender solucionar el problema antes de reunir todos los datos necesarios.
2. Omitir la referencia al objetivo fundamental de la organización.
3. Trabajar sin asignar prioridad; otras cosas pueden requerir de atención inmediata.
4. Dedicar demasiado tiempo, tal vez por tratarse de un asunto agradable.
5. Trabajar personalmente en el problema cuando podría delegarse a un subordinado.
6. Permitirse una complicación emocional en el problema para controlar el resultado.

Duplicación 

Podemos caer en la trampa que representa la duplicación. ¿Hay alguna otra persona en la organización que ya esté trabajando sobre el mismo problema? ¿Fue resuelto con anterioridad en alguna otra rama de la empresa? ¿Ha habido cuerpos de investigación, tales como el gobierno o alguna universidad, que hayan resuelto el problema o cuando menos efectuado estudios que sería absurdo duplicar y que se encuentran disponibles con sólo solicitarlos? ¿Ha sido resuelto el problema en algún otro país, haciendo posible disponer de la solución para traducirla? Tal vez la idea debiera recibir una prueba en alguna parte, o esté siendo examinada antes de emprender un análisis detallado. Mucha gente se precipita a realizar un trabajo complicado sin tomarse el tiempo de buscar siquiera los materiales fundamentales de referencia.

Existen organizaciones de servicios que pueden proporcionarle literatura o abstractos, inclusive a nivel mundial, sobre prácticamente cualquier tema que necesites, además de que actualmente contamos con el maravilloso mundo de Internet para averiguar prácticamente cualquier cosa.

El exceso de detalles

Este punto, en el polo opuesto, es extremadamente común, particularmente cuando se trata de cifras. Una buena regla, generalmente, consiste en que nada debe detallarse más de lo que uno está dispuesto a considerar acerca de un asunto del cual se sabe lo mínimo. Como un ejemplo, podemos pensar en dos métodos de cálculo de costo para un nuevo producto, uno con detalles precisos pero excesivos de poner hasta centésimas y milésimas de centavos y el otro con cantidades redondeadas en centavos. Los datos excesivos no sólo desperdician el tiempo de la persona que los prepara, sino también el de la que los emplea.

Si, por ejemplo, resultara de alguna ayuda para tí averiguar cómo se ha excedido el tiempo extra, solicita analizar los totales de cada departamento correspondientes al mes anterior, en lugar de hacerlo con un reporte diario de cada empleado.

Recuerda que los detalles son importantes pero sólo cuando tienen aplicación real, el ejemplo claro es el de dinero, no debes expresar cantidades de dinero con más decimales de los que existen en tu sistema monetario. Sin embargo, existirán ocasiones en que realices cálculos con muchos decimales, pero la respuesta final está regida por otras consideraciones, deberás saber diferenciarlas para hacer un trabajo correcto.

Dejar las cosas inconclusas

Debido a razones sicológicas basadas en la falta de seguridad, para muchas personas es difícil decidirse a terminar los proyectos. La práctica de dejar las cosas inconclusas es generalmente el resultado de un deseo de terminar de una buena vez con un problema laborioso o desagradable para así poder continuar con otras cosas mucho más placenteras y reconfortantes. El resultado de esto consiste en que nos detenemos prematuramente y podemos considerar que un problema está resuelto, habiendo evaluado algunas, pero no todas las alternativas.

La falta de perspectiva absoluta puede manifestarse también de otra manera, cuando nos aferramos a los trabajos que se nos asignan como si fueran símbolos de la seguridad de nuestro empleo. Posiblemente tengamos el temor de que, cuando el encargo esté concluido, no habrá más trabajo que hacer para nosotros y seremos despedidos, o que el encargo comprobará que somos incompetentes, trayendo consigo el mismo resultado desafortunado. Pero visto desde un ángulo positivo, desde luego, deberíamos querer terminar para aumentar un sólido tablón más en la plataforma de éxito sobre la cual nos proponemos pararnos.

Normalmente nos sentimos tentados a abandonar lo que parece trabajoso, pero si perseveramos y lo terminamos correctamente tendremos más fuerzas para enfrentar otros problemas, porque recordaremos que ya hemos tenido voluntad para continuar haciendo tareas que son productivas pero no deseamos hacer. ¡Por lo tanto sabremos podemos hacerlo!

Inexactitud

Abordar el trabajo asumiendo una actitud descuidada puede llevar a resultados mucho más lamentables de los que se obtienen no haciendo nada; esto alienta la acción equivocada más que la simple falta de acción. No existe absolutamente ningún conflicto entre realizar las cosas y ser exacto; después de todo, ¡si una cosa no es correcta, no está realmente hecha! La exactitud tampoco significa pormenorizar en exceso, significa proporcionar detalles suficientes y cumplir con el fin establecido desde un principio, sino no hemos hecho nada, hemos perdido nuestro tiempo.

La exactitud constituye una habilidad. Algunas personas piensan que la época del artesano ya pasó y en verdad ya ha pasado para casi toda la gente. ¡Pero aquella persona que va a realizar las cosas será un artesano!

La acción efectuada en base a un reporte inexacto puede ocasionar una pérdida mucho mayor que la falta absoluta de información. Cuando existe una reconocida falta de información, cuando menos la acción efectuada será moderada y el desarrollo del artículo se observará muy cuidadosamente con objeto de que se pueda llevar al cabo la acción correctiva lo más pronto posible. Pero cuando se toma una decisión basada en datos imprecisos garantizados por una persona de confianza, entonces se corren mayores riesgos durante períodos más prolongados, de manera que el costo puede resultar muchísimo más elevado.

En tus estudios, trabajo o tu vida, indica tus apreciaciones sobre la naturaleza de cualquier error incorporado y la magnitud de sus posibles efectos. El grado de exactitud que pueden permitirse tu y tu empresa, naturalmente, estará determinado por el tiempo que emplees en el asunto, lo cual a su vez constituye una función de tu potencial económico total.